老张是做机加工的，最近被采购的事搞得有点烦。

要采购一批轴承，他让采购员去问价。采购员微信问了一圈，回来汇报："三家都问了，供应商 3 最便宜，4 块 8。"

老张问：供应商 1 报多少？供应商 2 报多少？什么时候报的？有效期多久？

采购员翻了半天聊天记录："好像……5 块和 6 块吧。"

这不是采购员不认真，是问价这个事，压根没被"管理"起来。

为什么要启用供应商询价管理？

很多老板觉得：比价嘛，口头问一圈就行了。但只要企业稍微上点规模，问题就来了——

• 价格没有沉淀：问价全在微信和电话里，人走了，价格档案也跟着走了；

• 比价没有依据：为什么选这家？当时的报价是多少？谁报的？审计一问三不知；

• 报价会过期：供应商的报价是有有效期的，上个月 4 块 8，这个月可能就涨到 5 块 5，凭印象下单，成本就这么悄悄涨上去的；

• 廉政说不清：采购是"敏感岗位"，没有留痕的比价流程，干干净净的采购也容易被怀疑。

所以，把询价、比价、生单做成系统里的一条流程、一套单据，不是给采购添麻烦，而是给企业上一道"保险"。

管家婆工贸 ERP M5 是怎么做的？

一句话：先录询价单，再一键比价，系统自动带出最低价，直接生成采购订单。

第一步：录询价单，把每家的报价都沉淀下来

采购某款产品前，先把问到的价格录进询价单：供应商 1 报 5 元、供应商 2 报 6 元、供应商 3 报 4.8 元，同一颗轴承（轴承 6301）三家报价一目了然。每条报价都带生效日期、失效日期和询价人——过了有效期的价格，系统不会再采用。

第二步：一键比价，系统自动算出最低价

比如现在要采购轴承 100 个。新建比价单，选中存货，点一下【比价】——系统自动把之前记录的询价全部带出来：5 块的、6 块的、4 块 8 的，有效期内的报价自动比对，最低价 4.8 元（供应商 3）直接置顶带出。

不用翻聊天记录，不用开 Excel，谁便宜、便宜多少，系统说了算。

第三步：勾选确认，生成采购订单草稿

确认没问题，勾上数量、选好需求日期，点【生成草稿】——系统自动生成一张采购订单草稿：向供应商 3 采购轴承 100 个，单价 4.8 元，金额 480 元，清清楚楚。

第四步：审核保存，正式下单

到草稿查询里找到这张单，打开核对，保存——一张正式的采购订单就生成了，后续收货、开票直接往下走。

从问价到下单，全程留痕：谁的报价、什么时候报的、为什么选这家，随时可查。

这套流程给老板带来什么？

1. 价格有档案：每家供应商的每次报价都沉淀在系统里，采购员离职，价格数据留下；

1. 比价有依据：系统自动比价、自动选低价，选谁不选谁，一张单据说得清；

1. 下单不踩坑：报价带有效期，过期价格自动失效，避免凭旧价下单；

1. 效率翻倍：从比价到采购订单，几分钟搞定，不用再来回对 Excel。

适合哪些企业？

生产制造、机械加工、五金建材、商贸批发——只要采购是成本大头、供应商不止一家，就值得把询价比价管起来。

你家采购问价，现在还在靠聊天记录吗？ 欢迎留言聊聊你的采购管理难题，或私信我们预约演示。